Qu’est-ce que le management de projet ? Visant à gérer le changement dans les entreprises pour accroître l’efficacité, le management de projet a modifié la gestion du travail, les rôles et les relations des salariés devenus les acteurs majeurs d’un projet de A à Z. Décryptage du management de projet.
Le management de projet fonctionne par étapes ou phases, grâce à un ensemble de techniques, d’outils et de méthodes dans le but afin d’atteindre son objectif de réalisation. Cet objectif doit être atteint dans le respect des délais grâce à un budget et des ressources (humaines et matérielles) qui ont été définis en amont.
Qu’est-ce que le management de projet ?
Un peu d’histoire
Depuis la fin des années 1980, le management de projet a profondément transformé les pratiques et les performances des entreprises. Il s’est internationalement diffusé dans des secteurs variés tels que les services, les entreprises publiques, les PME, la recherche & le développement.
Deux grandes causes peuvent expliquer ce développement.
D’une part, l’industrie a connu une rationalisation sans précédent qui l’a conduite à réorganiser la manière de réaliser ses projets afin de les rendre plus complexes et plus innovants.
D’autre part, les réorganisations permanentes des entreprises, qu’il s’agisse de leurs systèmes d’information ou de leurs processus de travail, sont désormais conduites sur le mode projet.
Avec le développement du management de projet, la séparation traditionnelle entre la conception et l’exécution a été remise en cause et a fait apparaître de nouvelles fonctions transversales. On se concentre sur la négociation entre professionnels et la mobilisation sur des résultats.
En quoi consiste le management de projet : définition
Le management de projet est donc l’ensemble des outils, techniques et méthodes permettant au chef de projet et à son équipe de conduire et coordonner les tâches à exécuter dans le cadre du projet. Il regroupe gestion et direction du projet.
Un projet est considéré comme réussi s’il atteint les objectifs prédéfinis dans les délais et avec le budget convenu.
Il existe plusieurs éléments à réunir pour faire d’un management de projet une parfaite réussite.
- Définir les exigences du projet en procédant à une estimation des ressources et des délais
- Préparer une analyse de rentabilité
- Elaborer et mettre en œuvre un plan de gestion
- Former et diriger l’équipe
- Evaluer les risques
- Gérer le budget
- Maintenir les échanges entre les intervenants
Les différentes phases du management de projet
Les projets sont intégrés dans ce que l’on appelle un cycle de vie, lui-même divisé en phases. Chaque phase décrit le travail précis qui doit être fait. La première phase est considérée comme étant l’étape 0.
Un projet passe la plupart du temps par 5 phases.
Définition du projet
Définir les buts, les objectifs et les facteurs de succès du projet.
Initiation du projet
Mettre ce qu’il faut en place avant que le travail sur le projet puisse commencer.
Planification du projet
Concevoir des plans détaillés concernant la façon dont le travail sera effectué. Cela inclut les estimations de temps, de coûts et de ressources.
Exécution du projet
Réaliser le travail pour livrer le produit, le service ou le résultat souhaité.
Suivi de projet et contrôle
Veiller à ce qu’un projet reste sur la bonne voie et prendre des mesures correctives pour assurer sa réussite.
Les étapes en détail du management de projet
1) Analyse des besoins et objectifs
Cette analyse consiste à évaluer les besoins et les contraintes (temps, spécifications techniques et ressources).
Les objectifs sont établis de manière spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporelle (S.M.A.R.T). Des indicateurs de performance doivent être mis en place.
2) Définition de l’organisation logistique
La deuxième phase est la préparation et la planification du projet. C’est le moment de définir les tâches et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs préalablement déterminés.
3) Lancement et exécution du projet
La réalisation du projet est lancée, c’est-à-dire exécuter les tâches, assurer la communication dans l’équipe de projet et déployer les ressources nécessaires.
4) Suivi et analyse
Là, il faut évaluer, contrôler l’avancement et maîtriser les risques liés au projet. La performance du projet devra être analysée selon les indicateurs (KPI) et critères déterminés.
Management de projet : comment gérer les délais et le budget ?
1- Séparer les coûts directs et indirects
La séparation des coûts directs et indirects aide à calculer les bénéfices bruts et nets. Les coûts directs d’un projet comprennent :
- Le coût du matériel, des fournitures et équipements spécifiques
- Le salaire de l’équipe
- Les contrats avec des sous-traitants ou consultants
Les coûts indirects sont ceux que l’entreprise doit payer même si le projet n’existe pas. Cela inclut :
- Le coût des fournitures de bureau, du matériel et des équipements
- Les bonus et avantages des employés
- La location des locaux
- Les frais d’opération
- Le salaire des services administratif, marketing, finances, comptabilité
2- Détailler l’estimation des coûts à chaque phase d’avancement du projet
L’estimation détaillée des coûts évoluera avec le projet. Au moment de l’idée, l’estimation est approximative. Pour obtenir la validation du projet, il faut définir un budget prévisionnel plus détaillé.
Au cours du projet, le budget pourra être ajusté selon les besoins.
Les feuilles de suivi de temps permettent d’estimer les dépenses en salaire et le logiciel de gestion de tâches compare l’estimation des coûts et les coûts effectifs du projet.
La maîtrise des coûts et du planning : la clé de la réussite des projets
Les techniques de planification en management de projet
Le diagramme de GANTT
Cet outil est très utile afin de visualiser les différentes tâches d’un projet dans le temps. Grâce à ce diagramme, les dates de réalisation d’un projet sont mieux définies et les marges existantes sur certaines tâches sont mieux identifiées.
Le réseau de PERT
Le réseau de PERT complète le diagramme de GANTT. Avec cet outil, vous gérez plus efficacement l’ordonnancement des tâches dans un projet.
Le triangle d’or en gestion de projet
Un triangle, appelé triangle d’or ou la « triple contrainte », est souvent utilisé pour résumer ce que représente un management de projet.
La qualité
Un projet réussi est un projet dont la qualité est optimale. Il doit tenir compte des besoins actuels et futurs du client.
Le coût
Le coût représente la valeur du projet, à établir avec rigueur. En effet, si le budget a été sous-estimé, il sera difficile de respecter les délais.
Le délai
Le planning du projet est à définir avec soin, même s’il faut garder de la souplesse face aux imprévus. Si les délais sont trop courts, le retard risque de faire augmenter le budget initialement prévu.
Quels sont les méthodes et les outils du management de projet ?
Les méthodes
La méthode classique
Elle consiste simplement à suivre le cahier des charges à la lettre en procédant étape par étape.
La gestion de projet agile
C’est découper le projet en plusieurs mini-projets, permettant une meilleure visibilité ainsi qu’une grande flexibilité.
La gestion de projet adaptive
Elle permet de s’adapter à toutes éventualités avec créativité, pour évoluer en fonction de la situation.
La méthode du Lean management
Il s’agit d’optimiser la performance en minimisant le gaspillage. L’objectif étant d’obtenir une grande qualité en un minimum de temps et d’argent.
La méthode WBS
Elle participe à l’identification de l’ensemble des livrables, des tâches dont le projet va se composer.
Le cycle en V
Dérivé des méthodes traditionnelles dites « en cascade », il induit de procéder étape par étape, d’éviter les allers-retours.
Les outils en management de projet
Aujourd’hui, il existe de nombreux outils et logiciels qui facilitent la gestion de projet.
Suivi et coordination de l’évolution du projet, centralisation de l’information, simplification des échanges, transparence et visibilité… Leurs avantages sont nombreux.
C’est quoi un plan de management de projet ?
Le plan de management de projet est un document qui regroupe l’ensemble des informations nécessaires pour le pilotage du projet. Il contient à la fois le quoi et le comment du projet. Il est mis à disposition de l’ensemble des membres de l’équipe.
Le PMP est le document de référence pour l’exécution et la maîtrise du projet. Il est validé et ne peut être contesté par les contributeurs.
Les risques du projet
Le risque zéro n’existe pas. Quels sont les aléas et les contraintes liés au projet ?
Pour faire face aux risques :
- Lister tous les risques grâce au SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces)
- Définir une date d’échéance pour les tâches critiques
- Anticiper des solutions aux problèmes, par exemple, comment remplacer un membre de l’équipe absent ?
- Prévoir une marge pour la gestion des risques
Quels livrables ?
Il est pertinent de marquer la réalisation d’une tâche clé du projet par la production d’un livrable.
Exemples de livrables :
- Planning de projet
- Etude de faisabilité
- Etude de marché
- Cahier des charges
- Compte-rendu
- Maquette
- Logiciel ou application
- Site web
- Présentation
Comment mesurer ces objectifs ?
Voici des indicateurs de réussite du projet pour mesurer les objectifs à atteindre :
- Chiffre d’affaires
- Taux de satisfaction client
- Budget consommé
- Taux d’utilisation des ressources
- Tâches réalisées
Planning et rétroplanning
Il faut valider des dates d’échéance afin d’établir un planning projet. On parle également de rétroplanning. Sa clôture laisse place au bilan.
Pour cela, il faut mettre à jour les indicateurs clés de performance du projet et rédiger un bilan de synthèse.
- L’objectif est-il atteint ?
- Comment les risques et les problèmes ont-ils été gérés ?
- Le budget a-t-il été respecté ?
- Les ressources ont-elles été correctement utilisées ?
- Le client est-il satisfait ?
