Entretien professionnel : comment bien s’y préparer ?

Organisé tous les deux ans, l’entretien professionnel est bien plus qu’une obligation légale : c’est un outil stratégique pour valoriser les aptitudes, planifier des formations, détecter des talents… et renforcer l’engagement des salariés.

Trop souvent perçu comme une formalité, il est pourtant une opportunité majeure de transformation managériale, à condition d’être bien anticipé et bien mené. Une convocation formelle doit être envoyée au salarié, au moins deux semaines avant le rendez-vous, afin de garantir une bonne préparation des deux parties.

🤔 Qu’est-ce que l’entretien professionnel (et pourquoi est-il obligatoire) ?

Mis en place par la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans pour tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté. Il concerne tous les postes, quelle que soit la taille de l’entreprise. Cet entretien professionnel obligatoire est une exigence légale inscrite dans le code du travail.

Il est différent de l’entretien annuel d’évaluation : ici, on ne juge pas la performance passée, on projette l’avenir professionnel du salarié.

🎯 Objectifs principaux :

• Faire le point sur les acquis professionnels
• Identifier les attentes de formation et les souhaits d’évolution
• Aborder les perspectives d’évolution, de mobilité ou de reconversion
• Adapter les parcours à la réalité du marché de l’emploi et aux attentes exprimées

🔁 Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif doit être réalisé, avec vérification que le salarié a :

• Bénéficié de ses entretiens
• Suivi au moins une formation
• Évolué professionnellement, selon les obligations de l’entreprise

👉 Si ces conditions ne sont pas respectées, l’entreprise peut être sanctionnée (abondement CPF de 3000 € par salarié).

Il est important que l’employeur conserve une trace écrite des comptes rendus d’entretiens dans le dossier du salarié. Le contrat de travail peut mentionner la fréquence et les modalités de ces échanges. Dans certaines entreprises, une plateforme interne permet de centraliser les documents et informations nécessaires. Ces éléments doivent être accessibles même après une période de congé prolongée. Certaines ressources humaines proposent des modèles types pour faciliter l’organisation. Une trame d’entretien professionnel peut être fournie aux managers pour harmoniser les pratiques.

Un rappel utile : la page RH de l’entreprise peut centraliser toutes les trames et documents associés, avec des informations actualisées régulièrement. Cela permet aussi aux salariés d’anticiper leurs rendez-vous obligatoires.

Par ailleurs, un opérateur externe tel qu’un CEP (Conseiller en Évolution Professionnelle) peut également accompagner le salarié dans la préparation, en apportant un regard extérieur, notamment pour les cas de reconversion ou d’évolution à proximité géographique du domicile ou de l’entreprise.

📈 Pourquoi l’entretien professionnel est un levier stratégique

Renforcer l’engagement et la fidélisation

Avant tout, un salarié qui se sent écouté, reconnu et accompagné a deux fois plus de chances de rester motivé à moyen terme. Cet accompagnement est fondamental pour maintenir un climat de confiance durable.

L’entretien est un moment de reconnaissance individuelle, essentiel pour lutter contre le désengagement ou le « quiet quitting ». Il valorise les aptitudes et renforce la pertinence des actions mises en œuvre en lien avec l’activité réelle du salarié.

💬 Exemple : Chez une PME industrielle, la mise en place d’entretiens bien structurés a permis de réduire le turnover de 18 % en un an.

2. Anticiper les perspectives collectives

C’est l’occasion d’identifier :

• Des potentiels internes (mobilité, promotion)
• Des risques de départ
• Des compétences émergentes (liées à la stratégie d’entreprise)

🎯 En croisant les aspirations des salariés avec la stratégie globale, l’entretien devient un outil essentiel de pilotage des ressources humaines.

Les référents managériaux peuvent ainsi établir un plan d’action adapté, en lien avec les obligations légales et les réalités du terrain. Ils peuvent également ajuster les contrats de travail en fonction des possibilités d’évolution repérées.

Il permet aussi de détecter des profils ayant un fort potentiel, à valoriser dans le cadre de projets transverses ou de mobilités internes. Cela peut nourrir les réflexions sur les futurs recrutements et sur l’orientation de carrière au sein des services.

Les managers jouent ici un rôle de relais fondamental. Ils s’appuient sur une trame partagée et sur un calendrier précis pour garantir la tenue de chaque rendez-vous obligatoire. Dans certains secteurs, cette organisation est pilotée via des outils numériques intégrés.

Des trames d’entretien professionnel sur plusieurs pages peuvent être créées, afin de prendre en compte la diversité des parcours et des attentes. Une gestion collective de ces informations facilite la transparence et le suivi dans le temps. Ces outils permettent aussi une évaluation comparative d’un secteur à un autre. Ils facilitent aussi la visualisation de la progression d’un salarié dans son parcours professionnel.

Construire un plan de formation efficace

C’est le moment idéal pour :

• Proposer des formations adaptées (techniques, managériales, soft skills…)
• Identifier des formations obligatoires à planifier (sécurité, harcèlement, habilitations)
• Mobiliser le CPF ou le plan d’évolution des savoir-faire

👉 Consultez notre article :🔗 Les formations obligatoires en entreprise

Un bon plan de formation est également un excellent levier pour améliorer la performance globale de l’entreprise. Il est recommandé de tenir un bilan annuel pour suivre les effets observés sur le collectif.

Les collaborateurs peuvent également co-construire leur parcours à partir d’un questionnaire partagé ou d’un espace personnel où ils déposent leurs attentes, expériences, ou propositions. Cela permet une meilleure adéquation entre les projets individuels et les besoins du collectif. Ces moments d’échange peuvent aussi inclure des questions ouvertes sur des sujets transverses. La trame d’entretien professionnel facilite ce type d’échange structuré. Des pages de synthèse peuvent ensuite être intégrées dans les outils de gestion du personnel pour suivre la progression des compétences.

Les managers, formés à la conduite d’entretiens, peuvent s’appuyer sur une trame d’entretien professionnel à jour. Cette dernière doit figurer dans un espace centralisé (page RH dédiée) pour être accessible à tous les encadrants. Elle peut également inclure des cas spécifiques liés à certains secteurs ou métiers. Chaque contenu abordé durant l’échange doit permettre une vision claire des étapes de progression pour l’année à venir.

📌 Préparer un entretien professionnel impactant : les bonnes pratiques

Côté encadrant :

• Informer en amont le salarié, idéalement 2 à 3 semaines avant
• Utiliser une fiche de préparation (objectifs, attentes, parcours envisagé)
• Prévoir un temps d’échange de qualité (minimum 45 min) dans un cadre calme
• Être dans une posture d’écoute active, bienveillante
• Proposer des pistes concrètes d’évolution professionnelle
• Anticiper les périodes de congé
• Fournir toutes les informations pratiques utiles
• Poser les bonnes questions, sans jugement
• S’assurer d’avoir consulté la trame commune diffusée à tous les managers

Côté salarié :

• Faire le point sur ses réussites, missions préférées, obstacles rencontrés et attentes en matière d’évolution
• Préparer ses objectifs à 6 mois / 1 an / 2 ans
• Identifier une ou deux formations pertinentes
• S’appuyer sur son CPF ou son CEP selon les cas
• Prévoir ses besoins de formation continue en tenant compte de sa période d’activité
• Mentionner les cas particuliers à aborder, et définir clairement son but

👉 Consultez notre guide pour bien demander une formation à votre employeur

📆 Après l’entretien : formaliser un vrai plan d’action

Actions à mettre en place :

✍️ Un compte rendu écrit signé par les deux parties 

🎯 Un plan individuel clair (formations, missions, perspectives)

📅 Un suivi planifié à 3 ou 6 mois

💡 Intégrez les résultats dans vos outils de pilotage (grilles, tableaux de bord) pour assurer le suivi. Une page récapitulative par collaborateur peut être utile pour les RH.

Des réunions intermédiaires permettent d’actualiser les plans si nécessaire. Les retours issus de ces entretiens peuvent également nourrir des réflexions collectives, notamment lors des réunions du CSE. Les données collectées peuvent aussi être partagées de manière anonyme pour mettre en évidence les sujets communs entre équipes ou secteurs.

Ils sont aussi utiles pour ajuster les contrats ou envisager une mobilité par la formation certifiante. En période de changement ou de réorganisation, l’entretien professionnel obligatoire joue un rôle central.

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Quels dispositifs mobiliser après l’entretien professionnel ?

Options disponibles :

• CPF (formations co-financées) 
• Plan de développement des compétences (employeur)
• Pro-A, PTP, VAE
• Projets personnalisés
• Appui d’acteurs publics selon les cas (y compris via l’opérateur de compétences ou un CEP de proximité)
• Droit au congé formation selon les conventions collectives
• Modules courts, cours individualisés
• Possibilités de suivre des cours à distance ou en présentiel selon les préférences du salari

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Un outil à activer pour un avenir collectif

L’entretien professionnel obligatoire est un moment structurant. Il permet de créer du sens, de répondre aux besoins individuels et de développer des projets cohérents. Il soutient l’évolution professionnelle des salariés tout en enrichissant les qualifications au sein de l’entreprise.

Bien mené, il améliore les liens entre employeurs et salariés, dynamise les parcours et facilite l’ajustement des contrats et activités. Il s’inscrit dans une logique durable, en phase avec les objectifs RH et les stratégies des années à venir. En fournissant une trame claire et des repères aux managers, l’entreprise maximise les bénéfices de chaque rendez-vous obligatoire. La progression de chaque salarié devient ainsi mesurable et valorisée à travers un contenu structuré et partagé.

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