Comment devenir secrétaire médicale par VAE ?
- Publié le
- Modifié le 26 novembre 2025
- Temps de lecture
🔎 En bref
✅ La VAE permet d’obtenir un diplôme à partir d’au moins 1 an d’expérience professionnelle en lien direct avec le métier.
✅ Les documents clés de la VAE : Livret 1 (livret de recevabilité) et Livret 2 (dossier de validité).
✅ Le diplôme le plus visé : Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social (SAM) niveau 4.
✅ Une VAE prend en moyenne 6 à 12 mois et peut être financée (CPF, employeur, OPCO…).
✅ Si vous n’avez aucune expérience, la formation secrétaire médicale est la voie la plus adaptée.
Qu’est-ce qu’une VAE ?
Dans le cadre du métier de secrétaire médicale, les diplômes accessibles par VAE sont principalement les suivants :
- Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social (SAMS), niveau 4
- Certification Secrétaire médicale et médico-sociale (S2MS), niveau 4
- D’autres certifications privées ou titres RNCP d’établissement selon votre parcours et votre zone géographique
Depuis 2022, vous pouvez vérifier l’éligibilité d’une formation grâce au portail France VAE.
💡Bon à savoir
La VAE ne vous apprend pas un métier : elle sert à reconnaître officiellement les compétences que vous possédez déjà grâce à votre expérience.
Qui peut faire une VAE pour devenir secrétaire médicale ?
Pour être éligible, vous devez justifier d’au moins 1 an d’expérience en lien direct avec les missions du métier.
Cette expérience peut être :
- Salariée (CDI / CDD)
- Indépendante ou libérale
- Bénévolat
- Alternance
- Stage long (si missions significatives)
Parmi les expériences recevables pour une VAE, nous pouvons notamment noter les suivantes :
- Accueil en cabinet médical
- Gestion administrative en clinique ou hôpital
- Standard téléphonique dans un centre médical ou laboratoire
- Bureau de mutuelle santé ou radiologie
- Poste d’assistant administratif dans un établissement de santé
👉 Si vous n’avez pas travaillé dans le secteur médical, la VAE n’est pas adaptée. La formation initiale est alors la voie à privilégier.
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Quels documents sont nécessaires pour une VAE de secrétaire médicale ?
La VAE repose sur deux dossiers : le livret de recevabilité (livret 1) et le dossier de validation (livret 2).
Le livret de recevabilité
Il permet de vérifier si votre expérience est cohérente avec le diplôme.
On y retrouve :
- Attestations d’emploi
- Contrats de travail
- Fiches de paie
- Certifications ou diplômes existants
- Descriptions des missions réalisées
Le dossier de validation
C’est le cœur de votre VAE. Vous devez décrire en profondeur vos tâches, méthodes, responsabilités, outils utilisés, etc.
Exemples de contenus :
- Accueil et orientation des patients
- Gestion des plannings et des appels
- Collecte et mise à jour des dossiers médicaux
- Coordination entre médecins, soignants et patients
- Communication écrite/médicale
Vous devrez argumenter vos compétences, illustrer votre autonomie et donner des exemples concrets.
Les étapes d’une VAE de secrétaire médicale
| Étape | Description |
|---|---|
| 1. Dépôt du Livret 1 | Vous présentez vos expériences pour valider la recevabilité. |
| 2. Validation administrative | L’organisme de certification accepte ou refuse votre demande. |
| 3. Rédaction du Livret 2 | Dossier détaillé décrivant vos missions et compétences. |
| 4. Accompagnement VAE (facultatif) | Coaching par un organisme spécialisé pour rédiger et préparer l’entretien. |
| 5. Entretien devant un jury | Présentation orale de votre parcours et réponse aux questions. |
| 6. Décision | Validation totale → diplôme ; validation partielle → modules complémentaires ; refus → projet à réviser. |
Combien de temps dure la VAE ?
La durée varie selon votre rythme, votre expérience et le temps accordé à la rédaction.
En moyenne, la VAE dure entre :
- 6 à 12 mois pour un dossier complet.
- Jusqu’à 18 mois si validation partielle et modules à retravailler.
👉 Plus l’expérience est claire et documentée, plus le processus est fluide.
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Combien coûte une VAE ?
Les tarifs varient selon l’organisme, le type d’accompagnement et la certification visée. Toutefois, le coût d’une VAE s’élève en moyenne entre 800 € et 2 500 € selon le niveau d’accompagnement.
Les jurys, la constitution de dossier ou la demande d’accompagnement peuvent représenter un coût supplémentaire.
Les financements possibles
La VAE peut être financée par différents dispositifs selon votre statut (salarié, demandeur d’emploi, indépendant…).
Il est important de noter que la plupart des financements couvrent l’accompagnement VAE et non le diplôme lui-même.
1) LE CPF
Le CPF est le moyen le plus courant de financer une VAE.
👉 Ce que le CPF peut financer :
- L’accompagnement VAE (coaching, aide rédactionnelle du livret 2).
- Les ateliers de préparation au jury.
- Les évaluations intermédiaires.
- Les formations complémentaires après validation partielle.
- Les frais de jury uniquement si ces deux critères sont remplis :
- ils sont indiqués dans le devis au moment de la commande.
- ils sont réglés par l’organisme accompagnateur au certificateur.
👉 Ce que le CPF ne finance pas :
- Les certifications additionnelles non liées à la VAE.
- Certains coûts administratifs annexes.
📌 Avantage : financement individuel, simple et rapide à mobiliser.
2) L’employeur
Si vous êtes salarié(e), votre entreprise peut financer votre VAE dans le cadre du plan de développement des compétences.
👉 Deux scénarios :
- Vous êtes à l’origine de la demande : l’accord de l’employeur n’est pas obligatoire, mais il peut accepter la prise en charge.
- Votre employeur est à l’origine de la demande : dans une démarche RH interne, mobilité ou évolution de poste.
L’entreprise peut prendre en charge le temps d’absence pour l’entretien, l’accompagnement ou la constitution du dossier.
3) Les OPCO
Les OPCO (Opérateurs de Compétences) financent la VAE pour les salariés du secteur privé.
👉 Fonctionnement :
- L’employeur fait une demande
- Le dossier est analysé
- L’OPCO prend en charge tout ou une partie des coûts
- Aucune avance à faire par le salarié
💡 Utile pour les entreprises, les cabinets médicaux, les cliniques privées, les laboratoires, etc.
4) France Travail
Les demandeurs d’emploi peuvent obtenir une aide financière via :
- L’AIF (Aide Individuelle à la Formation)
- Des programmes locaux de reconversion
- Des dispositifs régionaux
📌 Conditions :
- Projet professionnel cohérent
- Justification d’un véritable objectif d’emploi
- Respect du diplôme ciblé via la VAE
👉 Très adapté si vous avez travaillé dans le médical par le passé, mais avez perdu votre emploi.
5) Les régions
Certaines régions financent :
- l’accompagnement VAE
- les frais liés à la certification
- les modules complémentaires post-validation partielle
👉 Ciblé particulièrement pour :
- les reconversions
- l’insertion professionnelle
- les métiers en tension (dont paramédical et médico-social)
Points clés :
- Les aides varient selon les territoires
- Les critères peuvent inclure l’âge, la situation pro, la zone géographique
- Souvent cumulables avec d’autres dispositifs
6) Autres aides possibles
Selon les situations :
- Transition Pro (PTP, ancien CIF) pour les salariés souhaitant réaliser une reconversion de secrétaire médicale via une VAE.
- Mutuelles / caisses professionnelles (selon votre secteur).
- Fondations / associations en lien avec l’insertion professionnelle.
Les avantages et les limites de la VAE
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
|
• Reconnaissance officielle de l’expérience • Gain de temps par rapport à une formation complète • Valorisation sur le marché du travail • Possibilité d’évolution professionnelle |
• Demande une expérience réelle dans le domaine • Rédaction du dossier longue et exigeante • Validation non garantie (totale / partielle / refus) • Nécessite souvent un accompagnement |
Vous débutez dans le secrétariat médical ?
Pour les personnes qui débutent dans le domaine et n’ont pas encore d’expérience, la VAE n’est généralement pas adaptée. Dans ce cas, la voie la plus pertinente est la formation professionnelle.
Les formations en ligne sont particulièrement adaptées : elles offrent une réelle flexibilité, permettent d’apprendre à son rythme et de concilier facilement étude, vie personnelle et activité professionnelle.
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- une reprise d’activité.
- un début de carrière dans le paramédical.
👉 Vous apprenez les bases médicales, le vocabulaire, la gestion de dossiers patients, l’accueil, la bureautique, les logiciels santé, la relation patient-soignant… Vous bénéficiez également d’un suivi personnalisé à chaque étape de votre parcours.
Bon à savoir
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FAQ sur la VAE secrétaire médicale
Puis-je faire une VAE sans expérience dans le domaine médical ?
Il n’est pas possible de réaliser une VAE sans expérience.
La VAE repose sur un principe simple : elle valide ce que vous savez déjà faire grâce à votre expérience professionnelle. Elle n’a pas vocation à vous apprendre un métier, mais à reconnaître officiellement des compétences déjà acquises sur le terrain.
👉 Il faut donc au minimum 1 an d’expérience en lien direct avec les missions d’une secrétaire médicale :
- accueil de patients.
- gestion administrative ou dossiers médicaux.
- coordination entre soignants.
- prise de rendez-vous médicaux.
- saisie ou traitement de données de santé.
➡️ Si vous n’avez jamais travaillé dans le secteur médical, la VAE n’est pas adaptée. Dans ce cas, une formation certifiante en ligne est un bon point de départ.
La VAE permet-elle de devenir secrétaire médicale rapidement ?
La VAE n’est pas un raccourci. Elle est plutôt un processus de formalisation de votre parcours.
- Comptez 6 à 12 mois en moyenne, parfois plus si le dossier est complexe.
- Vous devrez rédiger des descriptions précises de vos missions, rechercher des preuves et préparer l’oral.
- Une validation n’est jamais garantie : le jury peut accepter, refuser ou valider partiellement.
👉 Une VAE est généralement plus rapide qu’une formation complète, mais seulement si votre expérience est déjà solide.
Puis-je faire une VAE à distance ?
Oui, dans la plupart des cas.
De nombreux organismes acceptent :
- la constitution des livrets en ligne.
- l’accompagnement à distance (coaching, ateliers).
- parfois même l’entretien jury en visio (selon le certificateur).
Cela offre un véritable avantage si vous :
- travaillez déjà.
- habitez loin d’une grande ville.
- avez des contraintes familiales.
👉 Attention : tout n’est pas 100 % digitalisé. Certains organismes exigent des échanges postaux ou un jury en présentiel.
Comment se déroule l’entretien avec le jury ?
L’entretien est un échange professionnel et non un examen académique.
Le jury cherche à comprendre :
- ce que vous savez faire.
- comment vous le faites.
- les situations rencontrées.
- votre autonomie.
- la manière dont vous gérez les patients, les priorités, les outils.
Il peut demander des exemples concrets :
- « Décrivez une situation au cours de laquelle vous avez dû gérer une urgence. »
- « Comment assurez-vous la confidentialité d’un dossier patient ? »
- « Comment gérez-vous un planning complexe ? »
👉 Le but n’est pas de vous piéger : il s’agit de vérifier que vos compétences correspondent au référentiel du diplôme.
Que se passe-t-il si ma VAE est refusée ?
Plusieurs scénarios :
🔹 1. Validation totale
Vous obtenez le diplôme ou titre. 🎉
Aucune démarche complémentaire à faire.
🔹 2. Validation partielle
Le jury constate que certaines compétences sont maîtrisées, mais pas toutes. Il vous indique alors les modules manquants :
- formations courtes.
- blocs de compétences à compléter.
- expérience supplémentaire à acquérir.
👉 Vous n’avez pas à recommencer tout le parcours : vous complétez uniquement ce qui manque.
🔹 3. Refus complet
Le dossier ou l’expérience ne correspond pas au référentiel. Dans ce cas :
- vous pouvez retravailler votre dossier.
- chercher un accompagnement VAE plus poussé.
- ou vous orienter vers une formation professionnelle.
Puis-je commencer une VAE et basculer ensuite vers une formation ?
Oui, c’est possible et même fréquent.
Certaines personnes tentent d’abord la VAE pour valoriser leur parcours, puis :
- suivent une formation si elles obtiennent une validation partielle.
- ou choisissent une formation complète si elles réalisent qu’elles manquent de base théorique.
👉 Il est possible, par exemple, de passer d’une VAE non recevable à une formation secrétaire médicale pour construire un profil solide.
La VAE est-elle reconnue auprès des employeurs ?
La VAE permet d’obtenir un titre ou un diplôme reconnu par l’État et par les employeurs. Il est inscrit au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) quand il est reconnu officiellement.
💡 L’employeur ne peut pas faire la différence entre :
- un diplôme obtenu par formation.
- un diplôme obtenu par VAE.
Combien de temps dois-je consacrer à la rédaction du dossier ?
Cela dépend de votre parcours, mais il faut prévoir un réel investissement :
- relecture de vos missions.
- analyse de vos pratiques.
- collecte de preuves (attestations, contrats, fiches de paie…).
- structuration d’exemples.
👉 En moyenne : 2 à 5 heures par semaine pendant plusieurs mois, selon votre rythme.
Dois-je me faire accompagner ?
L’accompagnement est facultatif, mais fortement recommandé.
Il vous aide à :
- comprendre les attentes du jury.
- traduire votre expérience en compétences.
- structurer votre dossier.
- préparer l’entretien oral.
💡 L’accompagnement augmente très nettement les chances de validation.
En résumé
La VAE est une voie efficace pour faire reconnaître une expérience solide dans le secrétariat médical. Elle demande un dossier précis, du temps et n’est pas conçue pour les débutants.
👉 Si vous démarrez de zéro ou souhaitez vous former pour évoluer rapidement, une formation à distance reste la meilleure solution.
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